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株式会社エー.エイチ.エヌ

合宿の手配は基礎知識を得てから準備を始めよう

宿泊研修・合宿 手配

合宿の種類で手配すべき場所が変わる

合宿の手配を行うにあたって、まず自分たちがどのような目的で実施するのか把握することが大事です。どういった種類かによって、手配すべき場所なども変わってくるからです。
合宿というと多いのが野球やサッカー、バスケットのようなスポーツ系を思い浮かべる人も多いでしょう。この場合、当然のことながらスポーツを行うための施設が必要です。野球場やサッカー場、体育館などの手配が必要で、シーズンによっては場所の確保が難しくなることもあります。 
吹奏楽をはじめとした音楽関係のものも学校をはじめとして多いです。この場合、音楽ホールが必要になります。どのような種類の練習をするかでホールの種類も変わってきます。コーラスを行う際にはグランドピアノが装備されているところが好ましいですし、楽器の演奏をするのには防音対策の行われた場所が適しています。 
茶道や華道のような文科系の合宿を希望する場合には、会議室や多目的ホール、大広間などが候補になります。この時必要なチェックポイントは設備が整っているかどうかです。例えば、囲碁将棋なら囲碁盤や将棋盤、茶道なら茶道具セットが用意されていた方が持っていく荷物も少なくて済みます。 
そのほかにもいろいろなスタイルのものがありますが、大切なのは研修などを行うにあたって必要な設備などを考えた上で手配先を見つけることです。
また近年ではネットを使ったコミュニケーションが必要な事例も増えています。その場合にはWi-Fiなどのネット環境が整備されているかどうかも確認しておくべきです。

食事の手配も重要な要素

通常、合宿というと何日か泊まり込みで実施することが多いです。そうなってくると食事の手配をどうするかという問題も出てきます。特にスポーツ関係の合宿の場合は、栄養バランスやボリュームが重要なポイントになります。必ずしも高価なごちそうを準備する必要があるとは限りません。
またどこで実施するかによって、食事の種類も変わってくるでしょう。例えば、海辺で行う合宿では、刺し身や焼き魚のような海の幸を提供しているところもあります。しかし一般的には肉料理を中心としたボリューム重視の食事になることが多いです。 
また、どのような形式で食事を提供するのかも確認しておく必要があります。ワンプレートにすべてのメニューが載せられているケースもあれば、特に大人数の場合によく見られるバイキング形式で各自が自由に食べたいものをとるスタイルも考えられます。 
食事の面で注意しなければならないのは、アレルギーの問題です。もしかすると参加者の中には、特定の食べ物に対してアレルギーを持っていて食べられないこともあるかもしれません。そのためアレルギー対応をしてくれるかどうかも確認しながら手配をすべきです。施設によってはこのような個別のケースに対応できない場合もあります。ホテルや小規模な民宿であれば多少対応できるところも見られます。
そして、食事の支度についても見ておきたいところです。施設のスタッフが手伝ってくれることもあれば、セルフサービスということもあります。 食事は何食用意されるのかも重要です。合宿対応している施設なら、1日3食手配しているところが多いです。しかしすべてがそうではなく、1泊2食というところもあります。この場合には、食事の出ない時間帯は弁当などを外注で手配する必要が出てきます。

初めての合宿における計画の立て方

合宿担当の幹事になると、いろいろな手配を準備するにあたって計画の立て方があります。まず重要なのは、目的をはっきりさせることです。目的もいろいろとあって、強化合宿もあれば、親睦が目的の事例もあります。この目的がはっきりすると、宿泊施設をどうするか、予算はどのくらいか全体像がある程度固まってきます。
またスポーツ系の場合には、体育館など、必要な施設もあるでしょうから交通費と宿泊費のバランスも考えることが大切です。遠くに行けばその分交通費がかさみます。
一方近場に済ませられれば、宿泊費の方にお金をかけられます。 日程については参加者のスケジュールなどの都合も関係してきます。長期合宿の手配を考えていたところ、メンバーがほかのスケジュールで参加できないこともあり得ます。
もし大勢の参加するプログラムを検討しているのなら、事前アンケートをとっておいた方がいいです。どのくらいの日数であれば参加できるか調査しておけば、合宿の日数も決めやすいです。日数が決まれば、どれくらいの距離であれば日程が組めるかも把握できます。
こういった合宿先の手配は素人では難しいこともあります。合宿の手配を専門に扱っている会社もありますので上手に活用しましょう。

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