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株式会社エー.エイチ.エヌ

大学ゼミ合宿は旅行会社に手配してもらうのがおすすめ

大学ゼミ合宿 手配

大学ゼミ合宿を自分たちで手配する場合

大学ゼミ合宿を成功させるためには、数々の手順を踏み綿密な計画を立てなければなりません。最初の手順としては、その合宿は何のために行うのか目的を決めます。この目的が定まっていないとせっかくの合宿がぼやけたものになり、効果が半減してしまいます。学力を強化する、実力を上げるなど漠然とした目的を掲げるのではなく、どの範囲をどの程度まで上げるなど、ピンポイントで定めておいた方が効果は高くなります。目的外の時間はコミュニケーションを深めるためにとても良い時間となるので、さまざまなレクリエーションを考えておくと良いでしょう。
次に日程を決めます。日程は参加者全員に確認するだけでなく、同行をする先生の方にも確認をしておかなければなりません。そのため希望日程を三つぐらいまで決定しておき、先生を含めて参加者全員と綿密に打ち合わせをしておくことが大切です。
さらにどこで合宿を行うのか場所を決めます。夏であれば海などのリゾート地、冬であればスキーが楽しめたり温泉が堪能できたりする宿泊施設がおすすめです。しかしこのような場所は観光シーズンと重なると、どこも予約が取りづらいことが予想されるので、複数の希望行き先地を前もって念入りに調べておいた方が安心です。
そして参加人数を決定します。こちらは直前になってキャンセルする人も出て来るので、直前までは何人になるかは分かりませんが、多めに見積もっておいた方が確実です。その上で借りる部屋数を大まかに把握し、宿泊施設を絞り込んでいきます。先生は個室にするのか、男女は分けるのかなどです。またあまりに大人数だと公共交通機関では不便になるので、車を手配する必要が出てくることもあります。

大学ゼミ合宿の手配を旅行会社に依頼する場合

観光シーズンと重なる時期は、思ったように予約が取れないなど予期せぬトラブルも起こりがちです。そのため大学ゼミ合宿は旅行会社に全ての手配をお願いするのがおすすめです。旅行会社に依頼するとさまざまなメリットがあります。
まず団体割引をしてくれるところが多く存在します。大人数で移動する際、この割引があるのとないのでは、費用に大きな差が出てきます。自分たちだけで移動手段を確保した場合は100%の費用がかかりますが、旅行会社に依頼することで割安にすることが可能です。またこれに加えて、宿泊施設の予約も旅行会社を通すことで、団体割引が適用されることがあります。すると、移動手段と宿泊施設のダブルの割引が受けられます。
宿泊施設の場合、自分たちで団体の予約手配をすると、万が一キャンセルした場合に宿泊施設側に生じる不利益が大きいため、旅館側に受け付けを拒否されることがあります。そのため旅行会社を通して予約をしてくださいと言われることもしばしばです。
さらに貸し切りのバスを手配できるのも旅行会社の強みです。自分たちだけでの移動となると、大人数のまま電車で移動をするか、何台もの車を使用することになります。特にレンタカーを借りるとなると数日借りることになるため、費用が高額になりがちです。一方旅行会社の貸し切りバスであれば、そのような心配は一切ありません。お世話係やサポートしてくれる添乗員を付けてくれたり、ケータリングなどのさまざまなサービスも受けられます。このため費用以上のお得感が得られるのもメリットの一つです。

旅行会社に依頼する際の注意点

旅行会社に大学ゼミ合宿の手配を依頼するとさまざまなメリットを得られますが、注意点があります。まずはキャンセルについてです。個人がキャンセルするのはある程度仕方のないことですが、大学ゼミ合宿自体をキャンセルするとなると、旅行会社にとても迷惑がかかります。当日はできる限り全員で参加するようにしましょう。
次に注意することは、全員から集めるお金に関してです。全員から集めたお金を旅行会社に振り込む時は、クレジット決済ではなく銀行振込が一般的です。現金で支払いをしますので、あらかじめ全員から集めておかないと振り込むことができません。長期休暇に入った後に集めるとなると、参加希望者と連絡が取れなくなったりして、集めるのがとても大変になります。できれば連休に入る前に全員からお金を集め終えておいた方が良いでしょう。
そして最後に旅行保険への加入です。これは意外にも軽視されがちで、費用節約のために入らない人も多くいますが、万が一の時のために入っておいた方が無難です。せっかくの楽しい大学ゼミ合宿で事故やけがが発生してしまうと台無しになってしまいます。そのような時に頼りになるのが旅行保険で、思わぬ出費にもきちんと対応してくれます。すでにプランに入っている場合もあるので、よく確認しておくようにしましょう。


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