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株式会社エー.エイチ.エヌ

研修などのケータリングの手配について

ケータリング 手配

研修や合宿などで便利に利用できるケータリング

研修や合宿、オリエンテーションなどを実施するにあたっては、会場や現地までの移動手段を初めとして、あらゆる手配をしなければなりません。特に、イベントを長い時間や期間にわたって開催する場合や、泊まり込みで実施する場合には参加者の食事にも気を配る必要性が生じてきます。そのような場面では、ケータリングを利用するのもおすすめです。ケータリングとは、業者が顧客からの依頼を受け、指定された場所に出張して食事の配膳や提供をしてくれるサービスのことです。これにより、顧客が飲食店へ出向いたり食器の準備や片付けをしたりする必要がないので、参加者の食事を手配するための時間を別のことに使うことができます。
ケータリングとよく似ているサービスに仕出しがあります。両者には違いがあるので、求めていたサービス内容ではなかったということを避けられるよう、利用する前に理解しておくことをおすすめします。まず、仕出しは、自分の店舗で調理や盛り付けをした食事を指定場所に配達するサービスです。一方、ケータリングはスタッフが食材やテーブルクロス、食器などを指定場所に持ち込み、現地での会場設営から調理や盛り付け、後片付けまでを行います。食事の提供を受けるだけでなく、会場のセッティングを変更してホテルやレストランのようにイメージチェンジすることも可能な業者もあります。調理の様子を間近で見たりしたいという場合にも適しています。

参加者の食事を手配するにあたっては

これからケータリングを利用したいと考える場合、イベントの幹事はプランナーと打ち合わせをする必要があります。打ち合わせの際には、メニューの内容や会場セッティングのコーディネート方法を決定することとなります。
次に、ケータリングの利用に際しては出張先を指定する必要があります。こちらは会議室や体育館、イベントホールなどさまざまな場所を選択することができます。また、自分たちで適切な会場を手配するのが難しい場合には、専門の業者にサポートを依頼するのも一つの方法です。業者の中には、指定した場所に出張して打ち合わせをしてくれるところもあります。このサービスを利用すれば、打ち合わせの際にも外出して特定の場所へ出向く必要がなく、イベントの準備にかかる負担の軽減につながります。
続いて、ケータリングの場合、食事を提供する参加者の人数もチェックポイントになります。こちらの人数はあらかじめケータリングの担当者に伝える必要があります。場合によってはもろもろの事情から、当日までの間に人数が変更となる可能性もあります。そのような場合は担当者に連絡を取り、人数変更を希望する旨を伝える必要性が生じます。サービスの取りやめや追加に関する規定はそれぞれの施設によって違いがあります。連絡するタイミングによっては別途料金が発生したり、依頼を断られたりする可能性もあります。そのようなリスクを回避するためには、人数の増減が決まったらなるべく早く連絡を入れることが大切です。

ケータリングの手配に関するさまざまな情報

ケータリングは、食事の提供のみならず会場の飾りつけなどもしてもらうことが可能になります。そのため、会場の雰囲気づくりにも適していますが、こちらはあくまでも食事をする時間帯と場所に限定して提供しています。そのため、研修や合宿などをする施設自体のイメージを大切に考えるのであれば、施設選びの段階でそれなりに気を配る必要があります。 利用する施設の選定にあたっては、食事をする場所を含めて必要な情報を収集し、しっかりと検討しましょう。施設に関する情報は各社のホームページやパンフレットなどを通じて入手することができます。それだけではなく、現地を訪れて施設の見学をしておくのがおすすめの方法です。現地の下見をすることによって、写真や説明文からは伝わってこないリアルな情報を得ることが可能になります。施設の見学をするにあたって、敷地内まで入りたい場合は前もって担当者に連絡を入れ、了承を得る必要があります。
次に、ケータリングは懇親会や忘年会、新年会などの宴会でも数多く利用されているサービスです。パーティーの形式や雰囲気にもさまざまなバリエーションがあり、業者によっても対応状況が異なるので、自分たちの適性やニーズ、希望条件に見合ったサービスを手配することが大切になります。例えば、立食パーティーや和の印象を重んじた宴会を希望する場合、それらのプランを取り扱っている業者を探す必要があります。
そして、ケータリングを手配するためには業者への連絡を入れる必要があります。こちらの連絡手段としては直接来店の他に電話やメール、ファクスなどを利用することも可能です。中でもウェブサイト上に設置されているフォームは、あらかじめ必要事項の入力欄が用意してあるので利便性が高くなります。


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