大阪を中心に企業研修・宿泊研修・スポーツ合宿、個人・団体旅行などをコーディネイトします。

株式会社エー.エイチ.エヌ

歓送迎会は旅行会社へ相談するのもおすすめ

大学 歓送迎会 企画

歓送迎会を企画する

 春になると、新しい出会いや別れがあり、歓送迎会が催されることも多くなります。歓送迎会は親睦を深める、またはこれまでの感謝を伝えて門出を祝うことが主な目的です。 

 新しい環境への橋渡しをする重要な場ですが、幹事になった暁には様々なことに気をつけて執り行う必要があります。 幹事が担う役割は、参加するメンバーの把握と会場の手配、当日の進行などが挙げられます。歓送迎会を企画する流れとしては、まず参加者を募り、スケジュールを調整することから始めます。 

 歓迎が目的の場合は、新入生・新しい仲間の送別が目的の場合はお別れする仲間が主役となるので、主役の人の都合が良い日を優先的にピックアップすることが大切です。

 次に歓送迎会の詳細な内容を考え、食事の機会を設ける場合は参加するメンバーの好物やアレルギーの有無を尋ねておきます。
会場となる場所を決定したら、改めて参加者へ日時と場所、会費などを周知します。
 なお、送別会では花や雑貨などを贈ると喜ばれやすくなります。そのため、参加者と相談をして当日に何かを贈る計画を立てたら、あらかじめ会費に含めておきましょう。 

 最近はスケジュールの調整や会費の計算などを補佐するアプリケーションも存在するため、うまく活用するとスムーズに計画を立てることができます。
一人ではなかなかうまく企画できないと思ったら、数人で役割を分担するのも有効な方法です。

会場を決める際のコツ

 歓送迎会を行う時、会場をどこにするかは非常に重要です。また、会場ごとにチェックポイントがあるため、前もって把握しておくようにしましょう。

 歓送迎会をホテルや飲食店で開く場合は、お店の雰囲気や予算、禁煙席の有無などを確認します。メニューに関しても飲み放題プランやコース料理があるかを確かめると、費用が明朗になり、参加者のニーズを満たしやすくなります。

 飲食店以外にも、野外でバーベキューを行ったり、施設でオリエンテーションやスポーツ大会を行ったりするのもおすすめです。会食と併せてイベントを行えば、より参加者の距離が縮まることも期待できます。施設を利用する際には小道具や設備が充実しているかを確かめておきましょう。
プロジェクターなどがあれば、紹介映像を投影する、思い出の写真をスライドとして見せるといったことも可能です。 

 旅行会社の中には歓送迎会に適した施設を紹介してくれるところもあるので、趣旨を伝えて相談してみるのも良い方法です。
 提携業者によるケータリングの手配や貸切バスの手配等のサービスを行っているところもあります。会場を決める時はアクセスの良さを考慮しなければなりませんが、貸切バスなら会場まで円滑に移動することができます。
歓送迎会を飲食店や施設にて行う場合は、会場の下見をして、早めに予約を入れることが大切です。利用時間を確かめておくのも忘れないようにしましょう。

歓送迎会で幹事が気をつけるポイント

 歓送迎会を催す際には、あらかじめ参加者から会費を集めておきましょう。当日に会費を集めると、都合によって途中で帰る人から受け取り損ねてしまったり、参加者がお酒に酔ってしまって回収できなかったりする恐れがあるためです。会費を周知する時に、併せて何日までに支払ってほしいかを明記するとより安心です。
 
 歓送迎会では、開会や終会時に代表者が挨拶を行うことも多いものです。参加者の人に挨拶をお願いする場合は、文言を考える時間を考慮して、なるべく早い段階で依頼をしておくのが大切です。司会を自らが務める時は司会進行表を作成すると、迷わずに行程を進められるでしょう。

 司会と幹事の兼務が難しいと感じたら、手配を依頼できる旅行会社へ相談して任せてしまうのも一案です。 歓送迎会前日または当日になったら、再度参加者へ歓送迎会がある旨を伝えます。こうすることによって、うっかり参加を逃してしまう事態を防げます。当日幹事は早めに会場へ行き、設備や道具に不備がないかを確かめておきましょう。
 会が始まったら料理は行き渡っているか、体調の悪い人はいないか、孤立している人はいないかなど気を配るようにします。
さらに全体の集合写真を撮ると、後日思い出として共有することができるためおすすめです。 閉会をしたら、最後に忘れ物はないかを見るようにしましょう。
企画を手伝ってくれた人や、挨拶を担当してくれた人へ感謝を伝えれば、より良い会合の締めくくりとなります。
歓送迎会ならエーエイチエヌ。予算やご相談を承っています。
    お電話でのお問い合わせはこちら 06-6384-1944 お問い合わせ