大阪を中心に企業研修・宿泊研修・スポーツ合宿、個人・団体旅行などをコーディネイトします。

株式会社エー.エイチ.エヌ

サークルの合宿や旅行を行うに際しては

大阪 宿泊研修・社員合宿 手配

研修や合宿の企画、運営をするにあたって

大学のサークルで合宿や旅行を実施するにあたって幹事業務を任されたなら、施設の手配も仕事内容の一つになります。合宿などをするサークルの種類や目的によって、適切な施設が異なります。例えば、野球やサッカー、バスケットボールなどの練習をするには、野球場やサッカー場、体育館などを手配する必要があります。また、楽器演奏やコーラスの練習をするのであれば、防音対策の施された音楽ホールを手配する必要性が生じます。茶道や華道といった文化活動の稽古には、会議室や多目的ホール、大広間のある施設などが適しています。中でも囲碁盤や将棋盤、茶道具セットなど必要な道具が用意されている施設を選択すると、現地に運搬する物品が少なくて済むというメリットがあります。その他、最近の動向としてインターネットを利用して情報交換やコミュニケーションを行うケースが増えています。そのような場合には、ネット環境が整備されていることもチェックしておかなければならないでしょう。
合宿や旅行の幹事業務を行うにあたっては、参加者の食事にも気を配る必要があります。特に、スポーツ関係のサークル合宿をする場合には、食事の栄養バランスやカロリーがチェックポイントになります。食事については、施設の所在するエリアによっても提供されるメニューに違いがあります。例えば、海辺なら海の幸、山間部であれば山の幸を中心としたメニューが多く提供されます。また、メニューだけではなく食事の提供スタイルも確認しておきましょう。一人ひとりにワンプレートのメニューが提供されるケースや、セルフサービスのバイキング形式となるケースが存在します。ワンプレートの場合には、参加者全員に同じメニューを提供することになるので、料理の種類や分量を管理しやすくなります。また、参加者は自分で食事を取る必要がないので負担も軽くて済みますが、好みのメニューを選ぶことはできません。その一方、バイキング形式の場合、参加者は好きな物を選べますが、特定のメニューに人気が集中することで、料理の不足や余りが生じる可能性もあります。

参加者の食事を手配する際のチェックポイント

大学でサークル合宿や旅行を行うに際して施設を手配する場合、食事アレルギーのある参加者がいないかも確認しておく必要があります。食事アレルギーへの対応をしてくれるか否かは施設によって異なるので、事前にチェックしておくと良いでしょう。
また、配膳や食器の片付けについても気を配る必要があります。施設の中には、準備や後片付けの作業をスタッフが手伝ってくれるところ、セルフサービスになるところなどさまざま存在します。スタッフが準備や片付けを手伝ってくれるところは時間やエネルギーの負担が軽くなりますが、所定の料金が発生する可能性があります。
一方、自分で片付け等を行う場合は、その分経費が安くなる可能性はありますが、配膳などの負担がかかってきます。どちらが良いのかはケースバイケースなので、予算や人員などの状況に合わせて選択すると良いでしょう。
その他に、食事が提供される回数もチェックポイントになります。合宿生の受け入れを行っている施設であれば、1日3食の提供となる場合が多いですが、中には2食というケースもあります。そのような場合には、食事の提供されない時間帯に弁当などを別途手配する必要性が生じます。

幹事業務を進めるにあたって気を配りたい事柄

合宿や旅行をする大学のサークルにもさまざまな種類があり、それぞれに目的や活動内容が異なります。サークルの合宿や旅行の幹事業務を行うにあたっては、まず目的や活動内容を明確にした上でスケジュールを作成することから始めましょう。
目的や活動内容が明確化すれば、適切な施設や予算なども自然と定まってくるでしょう。例えば、スポーツや音楽関係のサークル合宿では、専用の施設を手配する必要があるので、現地までの移動手段と宿泊施設がチェックポイントになります。広い地域に所在する施設を候補にすれば施設の選択肢は多くなりますが、遠方の施設や交通の便が悪い場所にある施設へ出向くためには、多額の交通費が必要です。
合宿の日程を検討するにあたっては、参加者の都合にも配慮する必要があります。特に、長期間にわたる合宿や参加者の多い合宿では、事前にアンケートを採るなどの対策を講じておくのがおすすめの方法です。アンケートなどで日数の希望条件などが把握できれば、施設や移動手段の選定、日程調整も行いやすくなるでしょう。
サークル合宿の幹事業務は多岐にわたります。そのため、幹事に任じられたものの、経験やノウハウが不足していて業務が思うように進まないということもあります。そうした問題を解決するには、専門業者の利用を検討することをおすすめします。専門業者は希望に合った施設の手配や移動手段などに詳しいので、有効的に活用できるでしょう。


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