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株式会社エー.エイチ.エヌ

研修や合宿をするための施設やバスの手配について

宿泊研修・社員合宿 バス手配

研修や合宿などの幹事業務を行なうにあたって

企業や教育団体などでは、研修や合宿を実施するケースも数多く目にします。宿泊研修や勉強合宿などを計画するにあたっては、施設や交通手段などを手配する必要があります。例えば大人数で遠方の施設へ移動するためには、バスを手配しておくと便利です。バスは収容定員が多く、普通乗用車などと比較してリーズナブルな費用で利用することができます。そのため、参加者の管理にかかるエネルギーや時間、現地へ移動するためのコストを節約することが可能になります。
施設や移動手段の手配は、一般的な企業が自社ですることも可能ですが、社内のスタッフにそれなりの業務負担がかかります。こちらの問題を解決するには、専門業者の利用も検討すると良いでしょう。手配業務を外注することで、自社のスタッフにかかる負担が軽減され、社内のスタッフは自社の中心的な業務に集中して取り組むことができるようになります。また、その道のエキスパートに依頼することにより、手配業務の停滞や遅延、ヒューマンエラーなどが減少するというメリットもあります。
企業では、新入社員の教育や管理職のフォローアップ、労働組合の集まりなどを目的として研修が実施されることがあります。また、学校や学習塾においては、クラブやサークル活動の一環として研修や合宿が行なわれる場合があります。中でも吹奏楽部などで合宿する場合には、音漏れの問題に気を配る必要があります。部員が練習に集中して取り組むためには、防音設備の整った施設や豊かな自然環境の中にある施設を選ぶことがポイントです。また、サッカー部や野球部、アメリカンフットボール部などの練習合宿には、専用のグラウンドがある施設を選ぶのがおすすめです。

施設やバスの手配をする際に気を配るべき事柄について

これから研修や合宿を実施するにあたって、施設やバスの手配を業者に依頼すると、施設などの選び方に関するアドバイスや提案も受けることが可能になります。そのため、経験の浅い幹事でも安心して手配業務に取り組むことができます。
また、合宿や研修でホワイトボードやマーカー、プロジェクターなどを使用する場合、それらの備品や機材の調達をサポートしてくれる業者も存在します。そして、業者によっては弁当やパーティー、ケータリングサービスの手配も行ってくれるところがありますので、ニーズに応じて活用することができるでしょう。
その他に、講師や看護師の手配などに対応している業者も存在します。講師を務められる人材が社内にいない場合や、不測の事態が発生した場合の対策を強化したい場合には利用を検討すると良いでしょう。
研修や合宿の幹事が業務を進めるにあたっては、貸し切りバスの手配が必要となる場合もあります。貸し切りバスの運用には、人件費や燃料代、保険料などのコストがかかるので、手配する際には、業務を進める手順や利用する旅行会社、費用などの問題に気を配る必要があります。

貸し切りバスを手配することで得られるメリットなどをご紹介

研修や合宿の実施にあたって貸し切りバスを手配すると、電車での移動などにはないさまざまなメリットを得ることができます。貸し切りバスの場合、公共交通機関と違って発着ダイヤや停車場所の制約を受けることがないので、時間やエネルギーの無駄を省いて効率よく移動することが可能になります。また、他の利用者と同乗することがないので、セキュリティの保持率が高く、周りの乗客とのトラブルが発生するリスクが低いというアドバンテージもあります。
そして、車内にある荷台などの他に、車体側面に付いているトランクを利用できるため、荷物が多い場合も安心です。その他に、DVD機器やトイレなどの設備が付いた車両を手配すると、目的に合わせて使い分けることができるのも魅力的です。こちらの車両は、社員研修や合宿、遠足、PTA社会見学の他に、スポーツ合宿やクラブ合宿、キャンプといったさまざまな目的に使用されています。貸し切りバスの手配を代行する業者の中でも、日帰りプランや送迎のみのプランも取り扱っているところは幅広いシーンで活用することができます。
これから貸し切りバスを手配するにあたっては、あらかじめ手続きの大まかな流れを理解しておくといざという時になってから慌てなくて済むでしょう。まず、業者に問い合わせをすることとなりますが、その際には利用日程や乗車人数、目的地などを伝える必要があります。次に、業者からプランの提案や見積もり金額の提示が行なわれるので、内容を確認した上で利用するかどうかを決定しましょう。
利用する意志が固まったら申し込みの手続きを行ない、車両を手配してもらうこととなります。利用当日には、必要に応じて添乗業務も依頼することが可能です。また、出発から到着まで担当者がしっかりとサポートしてくれる業者は、安心して利用することができます。


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